Uzgodnienie pracy zdalnej​

Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Pracownikowi przysługiwać będzie prawo do złożenia wniosku o wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej w każdym czasie.

Co istotne pracodawca zobowiązany jest do uwzględnienia wniosku pracownika – rodzica dziecka niepełnosprawnego, pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, która jest niepełnosprawna (łącznie „Szczególna Sytuacja„).

Każdej ze stron stosunku pracy przysługiwać będzie prawo do wystąpienia z wnioskiem o przywrócenie poprzednich warunków pracy tj. pierwotnej formy świadczenia pracy. Prawo pracodawcy w tym zakresie nie dotyczy jednak pracowników, których wniosek o pracę zdalną, pracodawca był zobowiązany uwzględnić – zgodnie z wyżej wspomnianymi okolicznościami.

Obowiązki pracodawcy​

1. określenie zasad wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub w regulaminie (o którym więcej w dalszej części wpisu),
2. określenie jednostki organizacyjnej, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika oraz wskazanie osób odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
3. zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy wraz z ich instalacją i serwisem, jak również pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
4. określenie odrębnej procedury ochrony danych osobowych wraz z przeprowadzaniem instruktażu lub szkolenie w tym zakresie

Regulamin pracy zdalnej​

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy związanych z wprowadzeniem pracy zdalnej w zakładzie pracy jest sporządzenie oraz wprowadzenie regulaminu pracy zdalnej.

Regulamin pracy zdalnej powinien składać się z następujących elementów:

1. określenia grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (jeżeli w zakładzie pracy są grupy pracowników, których praca zdalna nie może dotyczyć),
2. określenia zasad wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu stanowiących realizację obowiązku pracodawcy w zakresie pokrywania kosztów pracy zdalnej pracownika, 
3. określenia zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika,
4. określenia zasad kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
5. określenia zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych (o czym mowa poniżej),
6. określenia zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,

Procedura ochrony danych osobowych​

Pracodawca oprócz sporządzenia regulaminu zobowiązany jest również do sporządzenia oraz wdrożenia procedury ochrony danych osobowych przetwarzanych w warunkach pracy domowej.

Pomimo, iż przepisy nie wskazują wprost elementów procedury, zalecamy, aby zawierała ona takie elementy jak:

Z perspektywy pracodawcy istotne jest ustalenie, czy pracownikowi zdalnemu przysługuje możliwość pracy z dokumentami papierowymi, a jeżeli taki to czy powinien on pracować wyłącznie z kopiami dokumentów i czy zabronione jest wynoszenie jakichkolwiek oryginałów dokumentów z zakładu pracy

Prawa pracownika​

Prawo do równego traktowania (zakaz dyskryminacji)​

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być dyskryminowany lub traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych względem innych pracowników zatrudnionych przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

To uprawnienie pracownika należy rozumieć szeroko, a więc pracownikowi świadczącemu pracę w formie zdalnej powinny przysługiwać wszystkie benefity, które przysługują pozostałym pracownikom świadczącym pracę w formie stacjonarnej. Formą tego rodzaju benefitów mogą być np. spotkania integracyjne zespołu organizowane przez pracodawcę, w których to udział powinien zostać zapewniony również pracownikowi świadczącemu pracę w formie zdalnej.

Prawo do przebywania na terenie zakładu pracy​

Pracodawca zobowiązany jest do umożliwienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowania się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Prawo do uzyskania zwrotu kosztów pracy zdalnej​

Pracodawca zobowiązany jest do pokrywania wszystkich kosztów ponoszonych przez pracownika, które są bezpośrednie związane ze świadczeniem przez niego pracy w formie zdalnej, a w tym przede wszystkim kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Pracownikowi przysługuje zatem prawo do żądania zwrotu równowartości poniesionych przez siebie kosztów lub zapłaty odpowiednie ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu na poziomie ustalonym przez pracodawcę (przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu, pracodawca powinien wziąć pod uwagę ceny rynkowe).

Prawo do odmowy wyrażenia zgody na zmianę warunków pracy​

Wyklucza się możliwość wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę na podstawie tego, że pracownik odmówił zgody na zmianę trybu pracy w trakcie zatrudnienia, zmiana dotyka pracownika będącego w Szczególnej Sytuacji, a także gdy zaprzestanie trybu pracy dokonane zostało na wniosek w pracownika i w terminie ustalonym przez strony (nie dłuższy niż 30 dni).

Prawo do okazjonalnej pracy zdalnej​

Pracownikowi przysługuje prawo do złożenia wniosku o wykonywanie pracy zdalnej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym..

Kontrola pracodawcy w miejscu świadczenia pracy zdalnej u pracownika​

Interesującym, a zarazem doniosłym prawem pracodawcy jest prawo do kontroli pracownika w miejscu świadczenia przez niego pracy zdalnej. Kontrola może być przeprowadzona wyłącznie w przedmiocie przestrzegania przez pracownika wymogów BHP oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych, stąd też niezwykle istotne jest stworzenie przez pracodawcę dokładnych i wyczerpujących procedur w tym przedmiocie.

Należy mieć na uwadze, że:

1. kontrola może odbyć się wyłącznie w porozumieniu z pracownikiem,
2. kontrola może odbyć się wyłącznie w miejscu pracy pracownika, które zostało przez niego zadeklarowane oraz w godzinach pracy pracownika,
3. kontrola kategorycznie nie może naruszać prywatności pracownika, jak również innych osób przebywających w miejscu pracy zdalnej pracownika,
4. kontrola nie może w żaden sposób utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem,

Konsekwencją stwierdzenia nieprawidłowości przez pracodawcę w ramach kontroli może być:

1. zobowiązanie pracownika do usunięcia nieprawidłowości oraz wyznaczenie pracownikowi przez pracodawcę terminu do usunięcia nieprawidłowości,
2. cofnięcie zgody na wykonywanie pracy zdalnej.

Praca zdalna, a przepisy BHP​

Szkolenie​

Pracodawca zobowiązany jest do zorganizowania pracownikowi zdalnemu szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

W stosunku do osób przyjmowanych do pracy na stanowisko administracyjno-biurowe, szkolenie może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Wyłączenie obowiązków pracodawcy dotyczące BHP​

W stosunku do pracowników zdalnych, pracodawca nie jest zobowiązany do:

1. organizacji środków niezbędnych do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczania pożarów i ewakuacji,
2. organizacji stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
3. dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem,
4. zapewnienia pracownikom odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarne oraz dostarczenia niezbędnych środków higieny osobistej.

Zakaz pracy zdalnej

Zabrania się kierowania do świadczenia pracy w formie zdalnej w zakresie prac:

1. uznanych za szczególnie niebezpieczne,
2. w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
3. z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
4. powodujących intensywnych brudzenie.

Wypadek przy pracy zdalnej​

W razie wypadku przy pracy pracodawca jest obowiązany podjąć niezbędne działania eliminujące lub ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym i ustalenie w przewidzianym trybie okoliczności i przyczyn wypadku oraz zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym wypadkom.

Ponadto, pracodawca dokonuje oględzin miejsca wypadku po jego zgłoszeniu w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika.

Stan prawny na dzień 10 marca 2024 roku

POTRZEBUJESZ WSPARCIE WE WPROWADZENIU PRACY ZDALNEJ W SWOIM ZAKŁADZIE PRACY?

MASZ PROBLEM Z RESPEKTOWANIEM PRAW PRACOWNICZYCH PRZEZ PRACODAWCĘ?​

Skontaktuj się z nami